Kanzleisoftware | Aktensoftware | Anwaltssoftware | Notarsoftware | Test | Vergleich

Kanzleisoftware & Aktensoftware

Sie benötigen eine zukunftssichere, leicht bedienbare und ausfallsichere Kanzleisoftware bzw. Aktensoftware? Wir beraten Sie gern persönlich und finden die für Ihren speziellen Anwendungsfall passende Software. Unsere Lösungen sind immer für Ihren individuellen Anwendungsfall maßgeschneidert. Dabei spielt es keine Rolle ob Sie ein einzelner Anwalt sind oder für eine größere Kanzlei suchen, wir haben die ideale Lösung für sie in petto. Wir beraten Sie Anbieterunabhängig und bieten Ihnen entsprechend Ihrer Anforderungen die relevante Soft- und Hardware an. Bei Bedarf und natürlich auf Ihren Wunsch hin analysieren wir Ihre komplette IT-Infrastruktur und bieten Ihnen auf Wunsch natürlich eine entsprechende Komplettlösung an. Diese kann dann Wahlweise lokal bei Ihnen aufgestellt werden, oder in unserem eigenen Rechenzentrum auf Wunsch auch vollkommen unkompliziert und ausfallsicher gehostet werden. Natürlich gehören auch die nötigen Wartungsarbeiten zu unserem Betätigungsfeld, denn Ihre IT-Lösung soll ja auch dauerhaft sicher und effizient arbeiten. Sollte Ihre Kanzlei intern Apple Geräte verwenden bieten wir Ihnen auch hierfür eine adäquate Lösung um auch auf diesen Geräten mit der für Sie passenden Software zu arbeiten. Nähere Informationen dazu finden Sie weiter unten im Text.

Anforderungen an die Anwaltssoftware - „Was muss ich bei der Auswahl bedenken?“

Die Auswahl an zur Verfügung stehender Kanzleisoftware ist gewaltig und auf den ersten Blick natürlich etwas unübersichtlich. Sinnvollerweise ist hier als erster Schritt die Frage zu stellen: „Welche Anforderungen habe ich an eine Kanzleisoftware“, also was muss das Programm können. Am sinnvollsten ist hier der Griff zu einer professionellen Anwaltskanzleisoftware da diese erfahrungsgemäß die größte Effizienzsteigerung in Hinsicht auf zeitliche und organisatorische Planung bieten.

Ein wichtiger Punkt sei am Rande erwähnt: Der Preis sagt nicht zwingend etwas über die Qualität der Kanzleisoftware aus. Achten Sie auf den angebotenen Leistungsumfang, die Updatefähigkeit, die Updateintervalle und ob Updates gratis enthalten sind oder gesondert bezahlt werden müssen.

Die wichtigsten Funktionen die enthalten sein sollten wären:

Sie sollten ebenso einen Blick auf die nötigen Hardwareanforderungen werfen und prüfen inwiefern die Software Ihrer Wahl mit Ihrer Hauseigenen Hardware kompatibel ist.
Die Schnittstellen zum EGVP und zum beA sind in der Regel vorhanden, aber auch hier kann ein Blick nicht schaden. Die meisten Kanzleisoftwarelösungen bieten darüber hinaus noch andere Funktionen, aber hier ins Detail zu gehen würde den Rahmen sprengen. Sollten Sie Fragen zum Thema Kanzleisoftware und deren Leistungsumfang haben, zögern Sie nicht. Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung und beantworten Ihre offenen Fragen.

Kanzleisoftware und Apple Geräte

Die Einrichtung einer Kanzleisoftware auf einem Windowsgerät ist im Normalfall unkompliziert und lässt sich ohne Komplikationen erledigen. Schwieriger gestaltet es sich bei Apple Geräten. Hier gibt es aus aktueller Sicht 4 simple Lösungsansätze auf die wir an dieser Stelle kurz eingehen werden.

  1. Virtualisierung einer Windows Version innerhalb des MAC-OS. Hier wird eine Windows Installation als virtuelle Maschine auf Ihrem Apple Gerät installiert und parallel nach dem hochfahren des Gerätes gestartet. Hier ist zu beachten dass es zu Performance Einbußen kommen kann da 2 Betriebssysteme simultan laufen.
  2. Installation eines Windows auf einer gesonderten Partition sodass beim Start des Gerätes das zu verwendende Betriebssystem ausgewählt werden kann. Mit Performanceeinbußen ist hier nicht zu rechnen da nur ein Betriebssystem zeitgleich aktiv ist. Ein Nachteil hier ist allerdings der Umstand dass im Windowsbetrieb nicht Zeitgleich und direkt auf das MAC-OS zugegriffen werden kann.
  3. Installation einer virtuellen Maschine mit einer passenden Windows-Version auf einem Server. Auf dieser sogenannten VM wird dann die Kanzleisoftware installiert. Der Server kann sich hier lokal in der Kanzlei befinden. Bei dieser Lösung schaltet sich der jeweilige Nutzer über ein sicheres VPN (Virtual private Network) auf die virtuelle Maschine auf. Der Nutzer arbeitet dann wie gewohnt an seinem Gerät nutzt allerdings die per VPN verfügbare Virtuelle Maschine.
  4. Hosten eines Virtuellen Arbeitsplatzes in einem Rechenzentrum. Hier wird ein kompletter Windows Arbeitsplatz nebst der gewünschten Kanzleisoftware in einem Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Der Kunde hat keinerlei weiteren Aufwand. Es sind also keine weiteren Investitionen für neue Hardware nötig. In diesem Fall bietet es sich natürlich an Datenbanken und eventuelle andere Software ebenfalls im Rechenzentrum hosten zu lassen, somit wären Ihre Daten zentral an einem Ort verwaltet.

Kanzleisoftware kostenfrei, geht das?

Abschließend gehen wir kurz auf das Thema der kostenfreien Kanzleisoftware ein. Es gibt sicherlich eine Reihe kostenfrei verfügbarer Kanzleisoftwares, hier auf jeden Einzelfall einzugehen oder alle aufzuführen würde den Rahmen sprengen. Hier sollten sich Interessierte im Idealfall selbst ein Bild machen. Allerdings sei erwähnt, dass kostenfreie Software in den seltensten Fällen den professionellen Kanzleialltag unkompliziert und komplett gerecht wird. Softwareentwicklung und Pflege sind Kosten- und zeitaufwendig. Dieser Entwicklungsaufwand kann mit kostenfreier Software finanziell nicht gesichert werden. Allerdings könnten Softwareangebote durchaus für Einsteiger, die Ihre Initialkosten gering halten möchten, interessant sein.

Die „Top Ten“ der Kanzleisoftwarelösungen

Hier gehen wir auf die zehn meist genutzten Kanzleisoftwarelösungen Deutschlands ein. Unsere Auswahl wurde auf Basis einer Marktstudie aus dem Jahre 2014 getroffen. Im Folgenden nennen wir Ihnen die, laut Studie, 10 beliebtesten Programme und stellen diese kurz vor. Die Auflistung ist Absteigend von Platz 1 bis 10 und spiegelt die prozentuale Verteilung der einzelnen Programme in den befragten Kanzleien wieder.

RA-Micro

RA-Micro wird mittlerweile in über 14.000 Kanzleien genutzt (ca. 60.000 Arbeitsplätze). Die Software ist seit über 30 Jahren etabliert und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Dadurch erfüllt RA-Micro alle Anforderungen die an eine moderne Kanzleisoftware gestellt werden können. Da die Anwendung als Allroundlösung konzipiert ist, werden keine weiteren Office Anwendungen benötigt. RA-Micro ist derzeit nativ nur unter Windows lauffähig, ein Betrieb unter MacOS oder Linux ist aktuell nicht ohne „work-around“ möglich. Allternativ können wir von S-Net einige Möglichkeiten anbieten die Software auch für MAC-Nutzer nutzbar zu machen. Allerdings bietet der Hersteller eine kostenfreie App für Mobilgeräte an, diese ist aber leider nur für Applegeräte (IPhone, IPad) verfügbar. Weitere Informationen zum Programm erhalten Sie auf der Herstellerseite oder von einem unserer Berater. Support und Updates sind in den Lizenzkosten inkludiert.

LawFirm

LawFirm ist seit längerer Zeit auf dem Markt verfügbar und wird von ca. 3000 Anwendern genutzt. Das Programm bringt eine Vielzahl an Funktionen mit sich. Unter Anderem Dokumentenmanagement (mit CRM Funktionen), Zeiterfassung (als Basis zur Leistungszuordnung), elektronisches Mahnverfahren, Vorlagen, Schnittstellen und das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach). Die Installation kann selbst von Hand vorgenommen werden, dennoch empfielt es sich dabei einen Fachmann zu involvieren. Des Weiteren gibt es eine Menge Video-Tutorials und einen entsprechenden Blog. Die Software ist mit Windows und Apple Geräten kompatibel. Weitere Informationen finden Sie auf der Herstellerseite allerdings wirkt die Seite etwas altbacken und unübersichtlich. Neben einer einmaligen Lizenzgebühr fallen noch monatliche kosten für Update und Support an.

Advoware

Advoware ist seit dem Jahr 2001 auf dem deutschen Markt vertreten. Aktuell nutzen ca. 4000 Kanzleien Diese Software. Besonders die einfache Bedienbarkeit und das Preis-Leistungs-Verhältnis werden von den Nutzern gelobt. Es handelt sich hier um eine Datenbank gestützte Lösung, das heißt das die Daten auf einem Server zentral verwaltet werden. Advoware ist nur auf Windows-Systemen lauffähig.

Datev Anwalt Pro

Datev Anwalt classic pro ist eine weitere etablierte Kanzleisoftware. Das Programm deckt alle Anwendungsfelder im Kanzleialltag ab. Zum Funktionsumfang gehören Aufwandserfassung, Dokumentenverwaltung, Email Verwaltung, Akten- und Adressverwaltung, Controllingauswertung, Rechnungserstellung sowie Fristen-, Wiedervorlage- und Terminverwaltung. Zusätzlich können Notariat und Inkasso-Import gebucht werden. Für Berufseinsteiger gibt es verschiedene Starter Pakete (DATEV Starterpaket Compact und DATEV Starterpaket Classic). Diese Software verfügt unter anderem über Schnittstellen zu Microsoft Outlook, WebAkte (Mandant und KFZ) und drebis.

WinMACS

WinMACS ist seit über 20 Jahren auf dem deutschen Markt verfügbar. Die Software ist modular aufgebaut, bietet aber einen ausreichenden Funktionsumfang von Hause aus. Der Hersteller bietet zum einen die Möglichkeit Lizenzen unbefristet gegen eine einmalige Zahlung zu erwerben (das abschließen eines Wartungsvertrages ist nicht erforderlich). Zum anderen kann die Software gegen eine monatliche Gebühr gemietet werden, hierbei ist zu beachten dass ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden muss. Der angebotene Wartungsvertrag umfasst telefonischen Support und Updates. Laut Hersteller wird WinMACS in ca. 700 Kanzleien eingesetzt. Die Software ist allerdings nur auf Windows-Geräten einsetzbar. Ebenso wird ein Microsoft Office Paket (32 Bit) benötigt, die 64 Bit Variante wird nicht unterstützt.

AnNotext

Laut Hersteller handelt es sich bei AnNotext um eine Software die speziell für den Einsatz in größeren Anwalts- oder Steuerberaterkanzleien konzipiert wurde. Dies gibt der Hersteller so auf der Homepage an. Somit wird direkt klar dass diese Softwarelösung eher für Kanzleien geeignet ist die nicht vor dem höheren Kostenaufwand zurückschrecken. Allerdings bietet der Hersteller auch eine Lösung für kleinere Kanzleien oder Berufseinsteiger, diese nennt sich AnNoText Advoline. Das Advoline Paket beinhaltet keinen Wartungsvertrag, eine Updatepflicht besteht hier ebenfalls nicht. Die Software wird auf einem Datenträger ausgeliefert und kann somit von Hand installiert werden, hier empfiehlt es sich einen Fachmann zu Rate zu ziehen. Die Software inkludiert beispielsweise Module für Mahn- und Forderungsmanagement, Buchhaltung, Vorlagenverwaltung und Aktenverwaltung. Falls nötig kann die Software durch entsprechende Pakete erweitert werden. Im Einzelfall kann ein entsprechendes Beratungsgespräch sinnvoll sein.

j-lawyer

j-lawyer ist eine kostenfreie Kanzleisoftware (es handelt sich hierbei um eine sogenannte „closed source Freeware“), sie basiert auf offenen Produkten (Serverseitig: Java 7, JBoss Application Server, MySQL; Clientseitig (Java 7, Libreoffice bzw. Open Office). Die Software ist unter Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 Germany License lizensiert.

Das heißt:

  • Die Nutzung ist für Firmen und Privatpersonen uneingeschränkt und kostenfrei
  • Eine kommerzielle Nutzung (bspw. Verkauf der Software) ist untersagt
  • Die angebotenen Softwarekomponenten dürfen in keiner Weise modifiziert werden
  • Bei Weitergabe muss der Name des Authors und Rechteinhabers in der vorgegebenen Form genannt werden

Weitere Punkte müssen Lizenztechnisch nicht beachtet werden. Zum Funktionsumfang der Anwaltssoftware gehören diverse Feiertagskalender europäischer Länder, eine Adress-, Akten- sowie eine Dokumentenverwaltung (inklusive Vorlagenverwaltung und Textbausteinen), Emailunterstützung (Versand direkt aus dem System der Akten und Adressverwaltung), Voice-over-IP (via Sipgate), sowie eine Schnittstelle zu Drebis. Ebenfalls implementiert sind diverse Konfigurationsmöglichkeiten z.B. Profildaten, Nutzerverwaltung nebst Rechtevergabe, automatischer Import aller deutschen Banken (BIC für SEPA) sowie aller deutschen Gemeinden (inklusive PLZ), ebenso wie eine konfigurierbare Datensicherung. Auf der Website des Entwicklers finden Sich entsprechende Dokumentationen, Anleitungen, sogenannte „Tutorial-Videos“ um den Einstieg zu erleichtern. Ebenfalls auf der Webseite findet man eine Programm bezogene Dokumentation. Diese liegt als HTML Dokument oder als Openoffice/PDF Dokument vor.

RenoStar

Durch den modularen Aufbau von ReNoStar lassen sich alle Anforderungen von Rechtsanwälten, Notaren und Inkassounternehmen abbilden. Dank der geringen Kosten für die Anschaffung ist die Software auch für neu gegründete Kanzleien interessant. Zum angebotenen Leistungsumfang gehören z.B. unterschiedliche Module für Wartungskonzepte, papierloser Buchhaltung, elektronischen Rechtsverkehr und Online- Mahnverfahren. ReNoStar gehört zu den wenigen Anbietern deren Software sowohl auf Windows als auch auf Geräten mit MacOS lauffähig ist. Je nach Bedarf können entsprechend zusätzliche Module hinzugefügt werden um den Kanzleiinternen Ablauf effizienter zu gestalten und somit die Einnahmen zu steigern und die Ausgaben zu senken.

NoRa

NoRa advanced ist bereits seit über 30 Jahren auf dem Markt verfügbar. Seit 1978 haben sich über  7500 Anwender für diese Software entschieden. Die Kanzleisoftware ist modular aufgebaut und kann somit an die Bedürfnisse des einzelnen Anwenders angepasst werden. Als Modul verfügbar ist zum Beispiel: eFolder (E-Akte), Adressen, Dokumentenmanagement, Wiedervorlagen, Fristen und Terminkalender, Finanzbuchhaltung, Rechnungsverwaltung, Zahlungsverkehr, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Kanzleireporting, Zwangsvollstreckung und Inkasso und NoRa-Sharepoint. Sowie Schnittstellen zu drebis, eConsult, Supercheck und Outlook. NoRa advanced ist nur für Windowssysteme verfügbar (Arbeitsplatz: ab Windows 7) und benötigt ein 32 Bit Officepaket (ab Office 2007). Die Serveranwendung ist ab Windows Server 2008 lauffähig. Für Applegeräte ist eine NoRa App verfügbar (laut Hersteller für iPad).

Advolux

Advolux ist nativ auf den bekannten Betriebssystemen (Windows, MacOS und Linux) lauffähig. Die Software beruht auf Java als Programmiersprache. Somit können weitere Dienste über Schnittstellen gut integriert werden. Anfänglich galt die Kanzleisoftware gerade für Nutzer von Applegeräten als Geheimtipp. Dies änderte sich als die Advolux GmbH eine Zusammenarbeit mit der Haufe Gruppe einging. Dadurch erhöhte dich die Bekanntheit der Software. Des Weiteren wurde der Funktionsumfang erweitert. Das Apple typische Design wurde beibehalten und alle Funktionen wirken konsistent. Da es nur ein einziges Lizenzmodell gibt stehen allen Nutzern die gleichen Funktionen zur Verfügung. Es gibt also keine optionalen Module, der Support ist ebenfalls bereits in den Lizenzkosten enthalten. Zum Funktionsumfang gehören zum Beispiel eine umfangreiche Kollisionsprüfung, eine Erlösverteilungsfunktion und eine Menge Textautomatisierungsmöglichkeiten. Zusätzlich erhalten alle Kunden die Buchhaltungssoftware Lexware Buchhalter pro gratis.

Fazit

Die hier genannten Softwarelösungen, auch wenn diese laut Studie die am häufigsten genutzten sind, dienen lediglich als Anschauungsbeispiele. Die gesamte Vielfalt der in Deutschland angebotenen Produkte, kann an dieser Stelle keinesfalls übersichtlich und informativ wiedergegeben werden. Die der Wahl der passenden Software für Ihre Kanzlei richtet sich natürlich nach Ihren spezifischen Anforderungen. Hier kann ein umfassendes Beratungsgespräch Ihre Entscheidungsfindung positiv beeinflussen. Von einer Kaufentscheidung aus einem „Bauchgefühl“ heraus, raten wir dringend ab. Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, oder eine persönliche Beratung wünschen, nutzen Sie unser unten stehendes Anfrageformular

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